Del burofax al email certificado en el sector inmobiliario: gana en seguridad, validez legal y ahorro

El uso del email certificado en el sector inmobiliario es una herramienta digital, ciertamente sencilla, pero que llega para transformar la operación inmobiliaria aportando múltiples beneficios. Y ya te contaremos por qué... 

La actividad inmobiliaria siempre ha tenido una necesidad: comunicarse constantemente con sus clientes bien sea para realizar todo el proceso de cierre de un contrato de compraventa o para informarle sobre novedades y cambios una vez se adquiere o alquila un inmueble.  

Estas comunicaciones deben, por supuesto, ser efectivas y tener un respaldo legal, pues se trata de información que puede afectar a las partes involucradas, bien sea al propietario, arrendatario o inquilino de un inmueble.  

Para hacerlo, las inmobiliarias y agentes inmobiliarios siempre han hecho uso del burofax, el servicio de correos físico que se usa para realizar comunicaciones formales como reclamaciones, notificaciones o requerimientos, con validez jurídica, para acceder a las evidencias de dicho proceso. 

Sin embargo, con el auge de la digitalización en los últimos años y su afianzamiento durante la pandemia, cuando las inmobiliarias tuvieron que volcar sus operaciones a un entorno completamente online, este tipo de mecanismos se quedaron obsoletos y el sector inmobiliario fue obligado a reinventarse e introducir nuevas soluciones digitales.  

En este contexto, aumenta la necesidad de enviar comunicaciones electrónicas seguras y legales, y con esta el uso del email en el sector inmobiliario, como una herramienta indispensable para quienes desean adaptarse al entorno digital con confianza y seguridad. 

Del burofax al email certificado en el sector inmobiliario: gana en eficiencia, seguridad, trazabilidad y ahorro

El correo electrónico o email certificado en el sector inmobiliario surge como la alternativa que permite, al igual que un burofax, enviar documentos de forma certificada, proporcionando evidencia legal de su contenido, envío y recepción, pero con todas las ventajas del formato digital.

Veamos las diferencias con el burofax y sus ventajas frente a esta herramienta:

La digitalización no solo moderniza el sector inmobiliario sino que también lo hace más ágil, seguro y sostenible, adaptándolo a las nuevas exigencias del mercado y del entorno normativo. 

La adopción del email certificado en concreto hace posible actuar con rapidez y aportar trazabilidad y seguridad en cada interacción, a la vez que contribuye a la sostenibilidad de los procesos al minimizar el uso de papel y otros recursos físicos. Asimismo, la necesidad de cumplir marcos legales rigurosos hace imprescindible contar con un sistema que garantice pruebas de envío, recepción, apertura y contenido de los mensajes. 

Necesidades y preocupaciones de las inmobiliarias en las comunicaciones con sus clientes 

En un nuevo entorno online exigente y en constante cambio, encontramos que estas son algunas de las preocupaciones y necesidades más comunes de los agentes inmobiliarios en el momento de realizar las notificaciones a sus clientes:  

• Validez legal: asegurar que cada interacción clave esté respaldada por pruebas legales, para que en caso de disputas, estas sirvan como prueba válida ante el juez. 

• Eficiencia en procesos: reducir la carga administrativa y agilizar las gestiones. 

• Ahorro de costes: minimizar los gastos asociados a la documentación física y los envíos postales tradicionales (Burofax, correo físico certificado, etc.).

• Seguridad de la información: proteger los datos sensibles compartidos entre las partes. 

• Confianza: acceder a las máximas garantías legales y de trazabilidad. 

 El correo electrónico certificado resuelve estas necesidades al garantizar que las comunicaciones son seguras, rápidas y, sobre todo, con plena validez legal, algo especialmente importante en un sector donde los acuerdos suelen involucrar altos valores económicos y responsabilidades. 

 Ahora que sabes esto, veamos cómo puedes usar el email certificado en tu inmobiliaria para aprovechar todos sus beneficios. 

Cómo usar el email certificado en el sector inmobiliario 

El email certificado en el sector inmobiliario ofrece una amplia gama de aplicaciones que pueden transformar la forma en que las empresas gestionan sus operaciones diarias. A continuación, detallamos algunos de los casos de uso más relevantes: 

 1.Formalización de contratos y acuerdos

• Enviar contratos de arrendamiento, compraventa o intermediación y documentación con todas las evidencias electrónicas. 

• Asegurar la trazabilidad de cada paso del proceso, desde el envío hasta la recepción, apertura. 

Por ejemplo, un agente inmobiliario puede enviar un contrato de compraventa a ambas partes involucradas, garantizando la fecha, hora y contenido exacto del mensaje. Esto evita malentendidos y aporta transparencia al proceso.

2. Comunicaciones con inquilinos y propietarios

• Notificar renovaciones de contrato, aumentos de renta, requerimientos, actas o instancias. Registrar envíos de avisos legales importantes con prueba de entrega, lo que reduce el riesgo de disputas. 

 Por ejemplo, una inmobiliaria envía un aviso de renovación de contrato a un inquilino dentro del plazo legal establecido, asegurándose de cumplir con las normativas aplicables. 

3. Gestiones con administraciones públicas

• Presentar documentación requerida por organismos oficiales de manera ágil y con acuse de recibo. 

• Tramitar autorizaciones o licencias necesarias para inmuebles, reduciendo los tiempos de espera. 

 Por ejemplo, una empresa inmobiliaria remite documentación relativa a un expediente de licencia urbanística, obteniendo un comprobante de recepción por parte de la administración. 

4. Resolución de conflictos y reclamaciones

• Enviar comunicados oficiales que respalden la posición de la empresa en litigios. 

• Documentar todas las interacciones relevantes con clientes o proveedores para evitar interpretaciones erróneas. 

Por ejemplo, un propietario utiliza el email certificado para notificar el incumplimiento de cláusulas contractuales por parte de un inquilino, lo que sirve como evidencia en caso de acciones legales. 

 5. Promociones y comunicaciones comerciales

• Enviar ofertas especiales e información relevante a clientes potenciales de manera profesional y confiable. 

• Garantizar que el contenido publicitario llegue al destinatario sin riesgo de ser considerado spam. 

Por ejemplo, una inmobiliaria digital envía una notificación certificada sobre una nueva promoción de viviendas, asegurando que los interesados la reciban oportunamente. 

¿Cómo implementarlo? Conoce el servicio de email certificado SigneBlock 

El correo certificado es el servicio de SigneBlock para las empresas del sector inmobiliario que buscan dar el salto a la digitalización sin comprometer la seguridad ni la legalidad de sus operaciones.  

Con este servicio te ayudamos a realizar las comunicaciones importantes de tu empresa o agencia inmobiliaria, garantizando el envío, entrega y recepción de los mensajes enviados. 

Traza, audita y certifica, el envío, entrega y apertura de comunicaciones por correo electrónico. 

Aplica firmas electrónicas, sello de tiempo, trazabilidad Blockchain y acede a un certificado de evidencias como prueba fehaciente de respaldo legal.  

Beneficios del correo electrónico certificado de SigneBlock para inmobiliarias

Nuestro servicio de correo electrónico certificado  te permitirá disfrutar de una serie de ventajas para impactar directamente la eficiencia de los procesos y la reputación de tu compañía: 

Garantía legal: envía de comunicaciones certificadas y proporciona evidencia legal de su contenido, envío y recepción, con el respaldo de SIGNE,  Prestador Cualificado de Servicios de Confianza.  

Ahorra tiempo y dinero: reduce los costos administrativos y logísticos y acelera los tiempos de recepción y respuesta. 

Seguridad y confianza: ofrece garantía de  autenticidad, integridad y trazabilidad de las comunicaciones con pleno respaldo legal. 

Sostenibilidad: reduce el uso de papel y envíos físicos contribuyendo al cuidado del medio ambiente. 

Flexibilidad: nuestro servicio es ideal tanto para pequeñas agencias inmobiliarias como para grandes corporaciones con alto volumen de transacciones. Adaptamos el servicio a tu flujo de trabajo, con plantillas personalizadas y ajustadas tu identidad corporativa.  

Nuestro servicio te permitirá avanzar en la digitalización de tus operaciones inmobiliarias, permitiendo registros verificables y transparentes de cada una las interacciones con tus clientes, favoreciendo una experiencia más segura, confiable y sostenible.

¿Te gustaría saber cómo es implementar este servicio con SigneBlock? Contáctanos y cuéntanos tu caso para acompañarte en este proceso y dar una solución ajustada a las necesidades tu inmobiliaria.