Digitalización y transformación digital de las empresas: ¿por dónde empezar?

Si en estos últimos años empresarios y emprendedores se preguntaban en qué consistía la transformación digital de las empresas, el 2020 permitió visualizarlo de una manera clara y contundente. La pandemia sirvió como motor acelerador de las empresas en los diferentes países del mundo y ámbitos de la sociedad, y reafirma lo que ya sabíamos: la digitalización de los procesos y la transformación digital es imprescindible para sobrevivir. A partir de ese momento los desarrollos e implementación de nuevas tecnologías siguieron avanzando. Las empresas se fortalecieron con aplicaciones en la nube, asistentes digitales, analítica de datos, automatización de procesos y ciberseguridad. En la actualidad, sin lugar a dudas la aplicación de la IA ha significado la gran revolución en la manera de hacer las tareas, de los últimos tiempos. Por si aún existen dudas sobre cómo dar el paso a este proceso de transformación, te contamos al respecto. Empecemos por diferenciar estos dos aspectos:

Digitalización versus Transformación digital de las empresas

La digitalización, en pocas palabras, es el proceso en el que se emplean tecnologías digitales para simplificar, mejorar y/o automatizar operaciones o procesos de negocio. Es convertir lo tradicional en digital pero no implica la transformación de procesos. La transformación digital de las empresas consiste en llevar a cabo una transformación profunda de procesos, competencias y modelos de negocio para sacar el máximo provecho de las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales.

Desde Signeblock planteamos las claves para llevar a buen puerto la transformación digital de tu empresa:

1. Básico: los procesos se impulsan por rutinas

En un mundo impulsado por procesos, estos deben ser rutinarios y permitir obtener de manera fiable el resultado buscado. La transformación digital transforma los procesos logrando que sean más rápidos y efectivos. Pero más allá , de obtener los procesos correctos al menor coste, permite a los colaboradores concentrarse en lo que se debe hacer para aportar valor.

2. Esencial: la verificación simplifica los procesos

La verificación de estos procesos, su trazabilidad y la posibilidad de dejar constancia de evidencias con una garantía legal y de una manera digital, van a  transformar y simplificar multitud de actos rutinarios de gran importancia. Todo ello redundará en una mayor seguridad, fiabilidad y rapidez.

3. Lo primero: comienza por la digitalización de documentos

Las empresas que quieran emprender su camino digital habrán de convertir todos los documentos, imágenes, sonidos, etc. que se encuentren en soporte físico en sus versiones digitales, para ser almacenadas, indexadas y consultadas en la nube.

4. Necesitas: profesionales capacitados en las nuevas tecnologías

Las empresas deben moverse rápido para aprovechar los beneficios de contar con una población digitalmente capacitada. Por lo tanto, es fundamental contar con talento humano capacitado en el uso de las nuevas tecnologías. Muchas empresas saben que deben aplicar tecnologías que mejoren sus procesos; pero desconocen realmente qué hacer y cómo hacerlo. En cada campo empresarial se necesitan profesionales que conozcan las ventajas que aporta la tecnología y el modo de aplicarla.

5. Lo ideal: colaboración entre sectores y empresas especializadas

Una solución para implementar las herramientas tecnológicas requeridas en las organizaciones es la colaboración entre los expertos de los sectores e industrias y las empresas especializadas en prestar servicios de transformación digital a través de tecnologías habilitadoras, tales como IoT – IA – Blockchain, Cloud y Data Analytics. Asegurando así, una adopción tecnológica, inmediata y eficaz.

¿Por dónde empezar la transformación digital? Empieza por automatizar procesos y reducir trámites presenciales

Para comenzar el proceso de digitalización de una empresa se recomienda innovar en las áreas que tengan sentido para cada compañía.  Teniendo en cuenta que cada sector y empresa deberá asumir sus propios retos de digitalización según el servicio o el producto que ofrece y de cuáles sean sus condiciones empresariales actuales: tamaño, nivel de digitalización actual, etc. No obstante, detectamos algunas necesidades comunes en diferentes sectores y tipos de empresas, y en las que se podría empezar a aplicar una solución tecnológica:

• La imposibilidad de realizar trámites presenciales que implican a socios, a proveedores, y sobre todo a clientes.
• La posibilidad de realizar gestiones administrativas diarias que suponen poder realizar trámites electrónicos como firmas de acuerdos, de contratos y de servicios.
• La posibilidad de firmar documentos que antes no eran “firmables”, con la inmediatez, validez legal y seguridad necesarias.

Una herramienta tan simple como la firma digital permite resolver todas estas necesidades. Se trata de un mecanismo de autenticación que ayuda en la automatización de tareas básicas y aporta legalidad, seguridad, eficiencia y agilidad a los procesos online. Posibilita la firma de  contratos, acuerdos, compraventa, facturas o pagos online con plena validez legal.   Por lo tanto sin este es impensable realizar cualquier tipo de operación en línea. ¿Te gustaría saber como adoptar la firma electrónica o firma digital para la digitalización de procesos? Contacta a nuestro equipo para ayudarte.